PDCAとは、品質管理や生産管理、経営管理などの場面で用いられるマネジメント手法の一つです。多くの企業において、色々なスケールで実施されている取り組みですが、PDCAのプロセスを1つずつを理解していなければ効果的に扱うことができません。

そこで今回はPDCAとは何か？メリットや成功させるポイントにも触れて紹介します。

PDCAサイクルとは

PDCAとは4つのプロセスから頭文字をとった言葉です。

・Plan(計画する)
・Do（実行する）
・Check（評価する）
・Action（改善する）

それぞれのフェーズをどのように進めていくか一つずつ解説していきます。

Plan(計画する)

「Plan」では、目標を設定し、どのように行動するかという業務計画を立てることです。
事業やビジネスにおいて達成目標はつきものです。そこでその目標に対し、数値やスケジュールを設定することがPlanのフェーズで必要なことになります。

目標を設定する際に、下記の5W1Hを意識してプランニングすることがポイントです。

・Who（誰が）　　   ・・・担当者 ・When（いつ）　　 ・・・期日、実施日、期限 ・Where（どこで）　・・・場所 ・What（何を）　  　・・・具体的な施策 ・Why（なぜ）　　　・・・施策を行う理由 ・How（どのように）・・・施策を行う方法

Do（実行する）

「Do」とは、Planで立てた計画の通りに実行をしてみることです。問題を解決するための方法を見つけたら、実際に行動してみることが大切です。
そして実行する際にはその方法が有効だったか無効だったか、結果を必ずデータをして記録しておきましょう。のちに結果を検証することに意識を持つことも重要なポイントです。

Planで立てた計画を実行する際は、最初から計画を完全に実行するのではなく、少しずつ実践したり、進捗報告も定期的に行なって進み具合を共有するようにしましょう。

Check（評価する）

「Check」とは、計画に沿って実行出来ていたのかを評価することです。この段階で実行した結果をPlan(計画)の時の予想と比較して分析し、解決策が有効かどうかを評価します。

計画を丁寧に練り、計画通りに実施したからといって、必ずしも思い描いていたような結果につながるとは限りません。
単純に結果が良かった・悪かったといった評価以外にも、計画を実行する上での問題がどこにあるか、改善点はあるのかといった検証も併せて行うことが大切です。

Action（改善する）

「Action」とは、前段階の評価をもとに、業務の改善を行うことです。実際に計画したものを実行し、目標を達成できなかった場合はどこに問題があったかを考えたり、達成できた場合でもさらに大きな成果を得るためにはどうすればよいかなどについて考え、次の計画に活かします。

例えば、下記の3点に着目し、今後のことを検討すると良いでしょう。

・計画を続けていくのか ・計画を改善して実施するのか ・計画を止めるのか

Actionの段階で検討が終わったら、また最初のサイクルに戻ります。
Plan→Do→Check→Actionのサイクルを継続的に行うことで、繰り返すごとにブラッシュアップされていく好循環に繋がります。

PDCAサイクルにおける2つのメリット

続いてPDCAを活用することにより、どんなメリットがあるか。PDCAサイクルにおける2つのメリットを紹介します。

目標とタスクが明確化される

PDCAサイクルの一つ目のメリットは目標やタスクが明確化されやすい点です。成果を出すためには、目標が定めることが大切ですが、抽象的で明確化されていないゴールは具体的なアクションやタスクを立てることが難しくなります。

そのためメンバーが「何をすればいいのかわからない」といった事態にもなりかねません。 そうなるとモチベーションを維持するのも難しく、結局何も達成できずに終わってしまうケースも出てくるでしょう。

その点PDCAサイクルでは具体的な計画を立て、それに基づき行動していくという流れを取るため、「自分がどこに向かっていて、何をすべきなのか」をはっきりと把握することができ、モチベーションも維持しやすくなります。

確実な改善効果が得られる

PDCAサイクルの二つ目のメリットは、PDCAサイクルを繰り返すことで、確実な改善効果が得られることです。

PDCAサイクルでは、ただ計画・実行するだけではなく、実行したプロジェクトを評価・改善を検討するフェーズがあります。今後どのようにすれば良いかを考えるまでがワンセットになっているため、失敗してもプロジェクトを前進につなげることができます。

サイクルが一巡することで、必ず改善案が生まれ、その取り組みが企業の資産として蓄積されていくため、確実な改善につなげることができます。

PDCAサイクルを成功させる2つのポイント

PDCAサイクルを失敗させないためにも、実践する上で次の2つを大前提にして考えておくと良いでしょう。

情報共有をしっかり行う

PDCAサイクルでは管理者がPlanとCheckを実施し、現場がDoを行うというケースも少なくありません。
このように段階によって実施する人物が違う場合は、両者の間で情報共有をこまめに・詳しく行うことが重要です。

例えば管理者はPDCAサイクルを行う重要性や各プランの詳細な情報を現場に伝え、現場は実施した結果や発生した課題を正確に管理者に伝えましょう。十分な情報共有を行うことで、各プロセスがスムーズにつながり、効果が得られやすいでしょう。

継続的な実践を心がける

PDCAサイクルは継続的に繰り返すことが重要です。サイクルを一度回しただけでは、思うような効果は得られないでしょう。

実践しても効果が出ずに諦めてしまったり、逆に満足して継続せずに終わらせてしまうことも少なくありません。しかし、PDCAサイクルは継続的にな実施で着実に効果が現れるものです。
継続的に回すためには、PDCAサイクルを定期的な予定として設定し、習慣化するのも良いでしょう。

PDCAを継続的に回し、成果を確かめましょう。

PDCAサイクルを利用することで、品質管理や生産管理などにおける業務改善を継続的に行うことが可能です。
4つの手順を理解し、それぞれのプロセスにおける理解を深めることで、効率的にサイクルを回すことができるでしょう。

そして継続的にPDCAサイクルを回すことで、現状の課題も見えてくるので、プロダクトを改善し、企業の成長にもつながります。
継続して続けることは難しいことですが、業務改善を行う際に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

用語集解説